Was ist Schatten-IT- welche Risiken und Chancen birgt es?

Definition Schatten-IT

Schatten-IT, oder auch Shadow IT, bezeichnet die Verwendung von IT-bezogener Hardware oder Software durch eine Abteilung oder eine Person ohne Genehmigung der IT-Abteilung eines Unternehmens. Nicht genehmigte Tools können ein Unternehmen dem Risiko von Compliance-Verstößen oder Datenschutzverletzungen aussetzen. Leider hat die rasche Einführung von SaaS-Anwendungen dazu geführt, dass Schatten-IT immer häufiger vorkommt und Unternehmen Sicherheitsrisiken und organisatorischen Störungen ausgesetzt sind. In diesem Beitrag befassen wir uns mit den Ursachen und Merkmalen von Schatten-IT und bieten Lösungen für IT-Teams, um die damit verbundenen Herausforderungen zu meistern.

Digital Friction als Ursache für Schatten-IT

Schon vor dem durch Corona ausgelösten Ansturm auf die digitale Transformation verließen sich wachstumsstarke Unternehmen auf die schnelle Implementierung von SaaS-Anwendungen. Der Wechsel zu SaaS-Lösungen ermöglichte es den Unternehmen, die beste Software auszuwählen. Software mit schnelleren Bewertungs- und Entscheidungszyklen, die in der Regel von Teams und nicht von der IT-Abteilung ausgewählt werden. Weniger effektive Lösungen, wie z.B, die, die in einer Software-Suite enthalten sind, sind schon lange nicht mehr im Trend.

Das Aufkommen von Best of Breed- SaaS ermöglicht es zwar Teams, die Lösung auszuwählen, die ihren Anforderungen am besten entspricht. Doch eine Herausforderung besteht darin, dass die Entscheidungskriterien von den Geschäftsbereichen festgelegt werden, die diese Investitionen finanzieren, und nicht von der IT. Aufgrund der Interessenskonflikte beginnt hier bereits oft die Schatten-IT.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass die IT-Teams SaaS-Anwendungen schnell bereitstellen müssen, um eine Vielzahl von Teams mit sehr unterschiedlichen Anforderungen und Anwendungsfällen zufriedenzustellen. Die Geschwindigkeit dieser Umstellung – und die Umstände, die sowohl die Umstellung als auch die verteilte Entscheidungsfindung bei Investitionen in Cloud-Lösungen vorantreiben – führten häufig zu System- und Informationssilos.

Gartner hat einen Begriff für die Auswirkungen dieses Phänomens geschaffen: Digital Friction, zu Deutsch “Digitale Reibung” oder “Digitale Reibungsverluste”. Digital Friction wird dabei als den unnötigen Aufwand beschreiben, den ein Mitarbeiter betreiben muss, um Daten oder Technologien für seine Arbeit zu nutzen.

Unternehmen investieren in digitale Technologien, aber die meisten erzielen nicht die erwarteten Verbesserungen. Rasche Technologieinvestitionen überfordern die Mitarbeiter mit einer schnell wachsenden Zahl von Insellösungen und komplexen Workflows, die sich über mehrere Systeme erstrecken. Am Ende brauchen die Mitarbeiter mehr Zeit und Mühe, um ihre Arbeit zu erledigen. Dieser unnötige Aufwand, die digitale Reibung, verringert die Produktivität von Mitarbeitern und Teams und verschlechtert die Unternehmensperformance.

Mitarbeiter:innen als Hacker als Ursache für Schatten-IT

Schon vor der Pandemie sorgte der Anstieg der Millennials und der Generation Z für eine zunehmende digitale Reife bei Beschäftigten. Diese Digital Natives wuchsen in einer digitalen Welt auf und waren bereits mit modernen Schnittstellen und Benutzererfahrungen vertraut. Die rasche Einführung neuer Technologien für das Arbeiten im Home Office zwang ältere Mitarbeiter, die sich zuvor gegen moderne Technologien gewehrt hatten, sich anzupassen, um relevant zu bleiben. Dies hat zu einem Arbeitsumfeld geführt, in dem fast alle Endnutzer über ein gewisses Maß an digitaler Kompetenz verfügen und proaktiv Cloud-Apps finden und nutzen.

54 % der Arbeitnehmer in EMEA in 2022 geben zu, dass sie Software bei der Arbeit nutzen, ohne die Genehmigung der IT-Abteilung einzuholen. Im Allgemeinen werden diese Schattenlösungen von einem Mitarbeiter oder einem Team mit der Absicht eingesetzt, die Effektivität zu verbessern und die Produktivität zu steigern. Die meisten IT-Führungskräfte sehen sich somit mit einer Gruppe von Hackern konfrontiert, die ihre eigenen Lösungen für die Probleme des digitalen Alltags suchen.

Schatten-IT-Richtlinien bekämpfen die Symptome, nicht aber die Ursachen

Erkennungstools, die sowohl die autorisierte als auch die nicht autorisierte Nutzung von Schatten-IT identifizieren sollen, werden immer beliebter. Viele Unternehmen investieren auch in Cloud Access Security Broker (CASB), um ihre IT-Abteilungen in die Lage zu versetzen, den Benutzerzugriff auf Cloud-Dienste zu kontrollieren und die Datensicherheit und Compliance zu verbessern.

Die Identifizierung der unbefugten Nutzung und die Sicherung von Cloud-Diensten sind notwendig, aber sie bekämpfen die Symptome, nicht das Problem. Wie bereits erwähnt, greifen die Benutzer auf Schatten-IT zurück, um aktuellen Herausforderungen im Job zu begegnen. Wenn die IT-Abteilung einfach den Zugang zu diesen Diensten sperrt, ohne Lösungen anzubieten, sind die Ergebnisse abzusehen. Eine geringere Produktivität von Einzelpersonen und Teams (sowie verärgerte Führungskräfte), oder mehr Schatten-IT. Und während die Entwicklung und Veröffentlichung von Schatten-IT-Richtlinien schön und gut sind, ist eine effektive Durchsetzung der Richtlinien außerhalb der Firewall so gut wie unmöglich.

Was ist eine moderne iPaaS und wie kommt dieses in´s Spiel?

Eine iPaaS ist die beste Option für die Automatisierung von Geschäftsprozessen in großem Umfang. Eine iPaaS beschleunigt die Integration neuer SaaS-Technologien in Geschäftsprozesse und hilft, nahtlose, einheitliche Kundenerlebnisse zu schaffen. Zusätzlich ermöglicht es Teams Echtzeitdaten zu erhalten und Daten aus verschiedenen Quellen für Analysen zu aggregieren.

Während eine herkömmliche iPaaS diese Vorteile bietet, sind diese Lösungen jedoch begrenzter. Eine moderne iPaaS wie die von Celigo ermöglicht es jedem im Unternehmen, Integrationsprobleme im gesamten Unternehmen proaktiv anzugehen. Auch kann jede und jeder im Team auf diese Weise die kontinuierliche Verbesserung der Unternehmensleistung auf eine Weise vorantreiben, die die Flexibilität des Unternehmens maximiert.

Die Fähigkeiten zur Erstellung und Bereitstellung von Integrationen führen zu einer stärkeren Automatisierung, besseren Analysen und einer höheren Geschwindigkeit, Effizienz und Genauigkeit wichtiger Geschäftsprozesse. Das beschleunigt Wachstum, fördert Innovationen und schafft Wettbewerbsvorteile.

Wieso ist IT-Sicherheit wichtig? Die Lösung um Schatten-IT für Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu vermeiden

Eine moderne iPaaS geht die Ursachen der Schatten-IT direkt an, indem es digitale Reibungsverluste (digital friction) minimiert. iPaaS-Funktionen ermöglichen es der IT-Abteilung, die Nutzung von SaaS und die Ausbreitung von SaaS zu reduzieren, indem sie die Automatisierung von Geschäftsprozessen und die Integration von Daten über Anwendungen hinweg vereinfachen.

Eine moderne iPaaS beschleunigt IT-Integrationsprojekte, da diese technologisch versierten Mitarbeiter:innen eine sichere Technologie zur Verfügung stellen. Das ermöglicht individuellen Erfindungsreichtum, Experimentieren und Innovation. Anstatt auf Schatten-IT-Lösungen zurückzugreifen, können Mitarbeiter:innen ihre eigenen Analysen, Prozessautomatisierungen und Lösungen mit einem gemeinsamen Toolset modifizieren, anpassen oder konfigurieren.

Gleichzeitig bietet eine moderne iPaaS IT-Abteilungen die Möglichkeit der Kontrolle über Sicherheit, Compliance und effektiven Abläufen.

Über Celigo

Wir von Celigo sorgen für Wachstum, kontrolliertes Kostenmanagement und starke Kundenerlebnisse, indem wir jeden Prozess – auf jeder Ebene Ihres Unternehmens – auf optimale Weise automatisieren.

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